we hadden geen schriftelijk contract, kan ik toch een aanmaning sturen

Ja, een schriftelijk contract is geen voorwaarde

Ja, je kunt ook zonder schriftelijk contract aanmanen. Verzuim — het juridische woord voor de situatie waarin een schuldenaar te laat is met betalen en daarvoor aansprakelijk wordt — ontstaat volgens artikel 6:83 BW meestal simpelweg door het verstrijken van de afgesproken betaaltermijn. Die afspraak mag mondeling zijn gemaakt, blijken uit een orderbevestiging, uit e-mailverkeer, of uit een reeks facturen die stilzwijgend zijn geaccepteerd. Wat telt is of er een overeenkomst bestaat en of er een moment is waarop betaald moest worden, niet of daar een getekend document van bestaat.

Het praktische verschil zit niet in de aanmaning zelf, maar in het bewijs waarmee je die onderbouwt. Zonder schriftelijk contract moet je op een andere manier kunnen laten zien wat er is afgesproken: een offerte die is geaccepteerd, een bevestigingsmail, WhatsApp-berichten, of het feit dat er al eerder op dezelfde manier is geleverd en betaald. Dat is vooral relevant als de klant het bestaan van de afspraak zelf betwist. Voor de vraag of je nu een herinnering of aanmaning mag versturen, maakt het geen verschil — die vraag hangt af van of de factuur al opeisbaar is, niet van de vorm van het contract. Twijfel je nog welke brief nu aan de beurt is, dan helpt het overzicht van de volgorde van herinnering, aanmaning en ingebrekestelling.

Grondslag: artikel 6:83 BW en de handelsrente uit Richtlijn 2011/7/EU

Artikel 6:83 BW noemt het verstrijken van een fatale termijn als een van de gevallen waarin verzuim intreedt zonder dat daar een aparte ingebrekestelling voor nodig is; die fatale termijn kan voortvloeien uit elke vorm van overeenkomst, schriftelijk of niet. De artikelen 6:81 en 6:82 BW regelen de gevallen waarin verzuim pas ontstaat na een aanmaning, en ook daar wordt geen eis gesteld aan de vorm van de onderliggende overeenkomst. Richtlijn 2011/7/EU, de bron van de wettelijke handelsrente en de vergoeding van 40 euro, spreekt over "handelstransacties" tussen ondernemingen en stelt evenmin een schriftelijkheidsvereiste. Bij twijfel over welke afspraken je wel of niet hard kunt maken, is het verstandig om vooraf te bekijken welke betalingstermijn destijds is gecommuniceerd; zie de regels rond de betalingstermijn op je factuur.