In welke volgorde stuur ik herinnering, aanmaning en ingebrekestelling?

Herinnering, aanmaning, veertiendagenbrief: de volgorde bij zakelijke klanten

De volgorde die in de praktijk werkt: herinnering, dan aanmaning, dan ingebrekestelling. Bij zakelijke debiteuren is dit geen wettelijke verplichting maar opbouw in stevigheid. De herinnering meldt vriendelijk dat de betalingstermijn is verstreken. De aanmaning is dwingender: er komt een concrete datum bij waarop betaald moet zijn. Pas als die datum ook verstrijkt, volgt de ingebrekestelling — de brief die de klant formeel "in verzuim" zet. Dat verzuim is de sleutel: zonder verzuim geen recht op vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten onder artikel 6:96 BW.

Bij een zakelijke klant mag u zelf kiezen hoeveel brieven u stuurt voordat u kosten in rekening brengt; de wet schrijft alleen voor consumenten een verplichte extra stap voor, de veertiendagenbrief. Omdat uw lezerskring uit ondernemers bestaat die aan andere bedrijven leveren, speelt die consumentenbrief meestal niet — maar check dat altijd, want soms levert een ondernemer toch aan een particulier. Twijfelt u daarover, dan leest u het verschil in maakt het uit of mijn klant een consument of een bedrijf is. De ingebrekestelling zelf moet een redelijke termijn stellen; wat "redelijk" is, hangt af van de gangbare betalingstermijn die op de factuur stond.

Waarom verzuim de schakel is: artikel 6:96 BW

Artikel 6:96 lid 6 BW koppelt het recht op incassokosten aan verzuim: pas als de schuldenaar in verzuim is, mag de vergoeding volgens de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten worden gerekend. Bij een zakelijke overeenkomst ontstaat verzuim doorgaans door het verstrijken van de aanmaning met een gestelde termijn, of door de ingebrekestelling zelf — niet automatisch door het enkele verstrijken van de oorspronkelijke betalingstermijn. Wilt u precies weten vanaf welk moment u die eerste stap mag zetten, dan leest u dat in vanaf welk moment mag ik iets ondernemen tegen een onbetaalde factuur. Welke brief bij welke klant al is verstuurd, is vooral een administratief risico: stuur nooit twee keer per ongeluk dezelfde stap, want dat ondermijnt de opbouw in stevigheid die de volgorde net effectief maakt.