Waarom een overzicht van openstaande facturen meer is dan een lijst met bedragen
Een schuldeiser met meerdere debiteuren loopt niet één traject, maar evenzoveel trajecten naast elkaar, elk met een eigen klok.
Elke factuur heeft een eigen tijdlijn
Een factuur krijgt een vervaldatum, meestal dertig dagen na factuurdatum als er niets anders is afgesproken. Vanaf die datum is de vordering opeisbaar en kan de schuldeiser stappen zetten: een herinnering, een aanmaning, en bij een consument eerst de aanmaning die voldoet aan artikel 6:96 lid 6 BW voordat incassokosten in rekening gebracht mogen worden. Elke stap heeft een eigen datum en een eigen wachttijd.
Bij één factuur is dat overzichtelijk. Bij tien of twintig facturen, verspreid over verschillende debiteuren en met elk een eigen historie, is het bijhouden van al die data en termijnen het onderdeel dat misgaat: een aanmaning die te vroeg verstuurd wordt, of een vervolgstap die maanden blijft liggen omdat niemand meer weet wanneer de vorige stap was.
Het verschil tussen een bedrag en een traject
Een debiteurenlijst in een boekhoudpakket toont meestal het openstaande bedrag en soms het aantal dagen dat een factuur al openstaat. Dat is een momentopname. Het zegt niets over welke stappen al gezet zijn, wanneer de laatste actie was en wat de volgende stap zou moeten zijn volgens de termijnen die de wet of de eigen voorwaarden noemen.
Een traject volgen betekent dat elke stap een plek krijgt op een tijdlijn: factuurdatum, vervaldatum, eerste herinnering, aanmaning, eventueel de overdracht aan een deurwaarder of de gang naar de rechter. Wie alleen het bedrag bijhoudt, ziet niet of een debiteur al drie herinneringen genegeerd heeft of nog geen enkele heeft ontvangen.
Waarom dit per debiteur verschilt
Niet elke debiteur doorloopt hetzelfde traject in hetzelfde tempo. De ene reageert al op de eerste herinnering, de andere laat het tot een aanmaning komen, een derde reageert pas na een dagvaarding. Een overzicht dat per debiteur laat zien waar de klok staat, maakt dat verschil zichtbaar in plaats van dat elke openstaande factuur op één hoop belandt.
Wie erachter zit
debiteurenkast.nl is een dienst van Point2Create BV, Energieweg 1, 3133 EB Vlaardingen (KvK 63324547). Vragen kunnen naar office@debiteurenkast.nl.