ik heb incassokosten in rekening gebracht maar geen brief gestuurd wat nu

Zonder veertiendagenbrief zijn de kosten niet verschuldigd

Bij een zakelijke klant schrijft de wet niet dwingend een veertiendagenbrief voor zoals bij een consument, maar de kosten moeten wel volgen uit wat er is afgesproken of, bij gebrek daaraan, uit artikel 6:96 BW en de bijbehorende staffel. Is er niets afgesproken over incassokosten en heb je vóór het rekenen van die kosten geen aanmaning gestuurd waarin je de klant de kans gaf om alsnog te betalen, dan staat er juridisch weinig onder de vordering. De klant kan dan terecht zeggen dat hij niet wist dat er kosten aankwamen, en dat die kosten daarom niet verschuldigd zijn.

Wat nu te doen: het gerekende bedrag intrekken of terugboeken, en opnieuw beginnen met een aanmaning die een redelijke termijn geeft om te betalen. Pas als die termijn verstrijkt zonder betaling, mag je de incassokosten volgens de staffel in rekening brengen. Dit is precies het onderwerp van incassokosten in rekening gebracht zonder aanmaning mag dat — daar staat uitgewerkt wanneer kosten wél en niet standhouden. Let er bij het opnieuw berekenen op dat je niet vanzelf meer rekent dan de staffel toestaat; zie daarvoor mag ik meer incassokosten rekenen dan de wettelijke staffel.

Waarom dit uit artikel 6:96 BW volgt

Artikel 6:96 lid 6 BW koppelt het recht op vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten aan een voorafgaande waarschuwing aan de schuldenaar: die moet de kans hebben gekregen om zonder kosten te betalen voordat ze worden gerekend. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten geeft vervolgens de staffel en het minimumbedrag waarmee die vergoeding wordt berekend, maar dat besluit werkt pas nadat aan die voorwaarde is voldaan. Zonder die voorafgaande brief ontbreekt de grondslag, en dat is meteen ook de reden waarom terugdraaien en opnieuw beginnen de gangbare route is.