welke stappen moet ik doorlopen voordat ik een factuur echt kan innen

Vier fases: herinnering, aanmaning, ingebrekestelling, dagvaarding

Het traject bestaat uit vier stappen, en elke stap heeft een eigen functie. De herinnering is vrijblijvend: een zakelijke duw, zonder juridisch gewicht. De aanmaning is de eerste stap die er wél toe doet, want hiermee zet je de klant scherp op de betalingstermijn. Daarna komt de ingebrekestelling — de brief die volgens artikel 6:82 BW nodig is om verzuim te laten intreden, als dat verzuim niet al automatisch is ontstaan doordat de betalingstermijn is verstreken (artikel 6:83 BW). Pas na verzuim mag je aanspraak maken op de wettelijke handelsrente en de vergoeding van 40 euro uit Richtlijn 2011/7/EU. De dagvaarding is de laatste stap: die start de gang naar de rechter, en dat ligt buiten wat wij als platform doen — wij schrijven en bewaken de drie brieven daarvoor.

Elke stap heeft ook een tijdsdimensie: de brief zet een termijn, en die termijn moet verstrijken voordat je door mag naar de volgende stap. Bij zakelijke klanten heb je vaak al te maken met een expliciete betalingstermijn op de factuur; is die verstreken, dan kun je meteen kijken of verzuim al is ingetreden zonder aparte ingebrekestelling. Precies dat onderscheid — verzuim van rechtswege versus verzuim na aanmaning — bepaalt of je die derde stap wel of niet nodig hebt, en dat leggen we uit bij in welke volgorde je herinnering, aanmaning en ingebrekestelling verstuurt. Heb je meerdere dossiers lopen en weet je niet meer welke brief welke klant al heeft gehad, dan is dat te checken via het overzicht van verstuurde brieven per klant.

Waar dit op berust: artikel 6:81-83 BW en de richtlijn

De verzuimregeling staat in de artikelen 81 tot en met 83 van Boek 6 BW: artikel 81 bepaalt dat verzuim nodig is voor schadevergoeding, artikel 82 regelt de ingebrekestelling als aanzegging, en artikel 83 noemt de gevallen waarin verzuim zonder die aanzegging al intreedt — met name bij een fatale, verstreken betalingstermijn. Richtlijn 2011/7/EU is de bron van de handelsrente en de vaste vergoeding van 40 euro die pas na verzuim in rekening mogen worden gebracht, niet daarvoor.