mag ik de berekening van deze tool gebruiken als onderbouwing in een procedure

De berekening is een rekenstuk, geen bewijsstuk op zichzelf

Ja, je mag de uitkomst van de rekentool gebruiken bij een rechter, maar begrijp goed wat die uitkomst is: een berekening. Het is een uitwerking van de wettelijke staffel voor incassokosten en van de wettelijke rente, op basis van de gegevens die jij hebt ingevoerd. De rechter kijkt naar het bedrag van de factuur, de datum waarop die openstaat, en de brieven die je hebt gestuurd. De berekening is dan het rekenwerk daarachter — handig, controleerbaar, maar geen zelfstandig bewijs dat de vordering klopt.

Wat wél telt als bewijs, is het dossier erachter: de factuur zelf, de aanmaning of ingebrekestelling die je verstuurd hebt, en het bewijs dat die brief is aangekomen. De berekening laat zien hoe je op het bedrag aan incassokosten en rente komt, maar de rechter wil ook zien dat de vordering terecht is en dat je de juiste stappen hebt gevolgd. Zit er bijvoorbeeld geen geldige aanmaning bij, dan helpt een correcte berekening niet — zie ook de vraag of incassokosten al in rekening zijn gebracht zonder aanmaning mag dan wel. Een rekentool is dus een hulpmiddel om je vordering te onderbouwen, geen vervanging voor de stukken die daadwerkelijk aantonen dat de klant moet betalen.

Waarom de staffel en de rentedatum bepalend zijn

De hoogte van de incassokosten volgt uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, dat een vaste staffel en een minimumbedrag voorschrijft. Zolang de berekening die staffel correct toepast op het juiste factuurbedrag, is de uitkomst rekenkundig te controleren — dat maakt hem bruikbaar als onderbouwing, mits het onderliggende bedrag en de datum kloppen. Bij rente geldt iets vergelijkbaars: artikel 6:119 van het Burgerlijk Wetboek Boek 6 regelt hoe de wettelijke rente wordt opgebouwd, en de rechter zal willen zien vanaf welke datum die rente is gaan lopen. Meer daarover staat bij vanaf welke datum je rente mag berekenen over een onbetaalde factuur. De berekening is dus zo sterk als de gegevens en de brieven die erachter liggen — niet sterker.