klant heeft net op tijd alles betaald, mag ik dan nog incassokosten rekenen

Betalen na de termijn kan alsnog kosten opleveren

Ja, dat mag meestal. Het gaat om het moment waarop de betaaltermijn van de aanmaning verstreek, niet om het moment waarop je uiteindelijk het geld ziet binnenkomen. Heeft de klant te laat betaald — dus na de datum die in de aanmaning stond — dan zijn de incassokosten op dat moment al ontstaan. Dat de factuur inmiddels wél volledig is voldaan, verandert daar niets aan.

Waar het om draait, is dus niet "is er betaald" maar "is er op tijd betaald". Stond in de aanmaning bijvoorbeeld dat de klant nog veertien dagen had, en heeft hij op dag twintig het bedrag overgemaakt, dan was de aanmaningstermijn al verstreken op het moment van betalen. De kosten die vanaf dat moment zijn opgebouwd, mag je in principe nog steeds in rekening brengen, ook als de hoofdsom er inmiddels niet meer openstaat. Hoe je dat bedrag precies berekent, lees je bij hoeveel incassokosten je in rekening mag brengen.

Waarom het moment van de aanmaning bepalend is

Dit volgt uit de systematiek van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten: de kosten zijn een vergoeding voor het feit dat de schuldenaar niet op tijd heeft betaald, en dat feit staat al vast zodra de betaaltermijn uit de aanmaning is verstreken. Een latere, volledige betaling maakt dat feit niet ongedaan — het is een aparte vraag of de klant die kosten dan ook betaalt, en daar geldt geen automatisme. Bij twijfel over de precieze berekening in jouw geval is de tekst van het besluit de officiële bron.

Let wel op het verschil met rente: die twee lopen niet gelijk op. Rente kun je vaak vanaf een ander moment berekenen dan de incassokosten, en de vraag vanaf welke datum je rente mag berekenen heeft dus een eigen antwoord, los van deze situatie. Ook als er om wat voor reden dan ook al kosten in rekening waren gebracht vóór er een aanmaning was verstuurd, is dat een andere vraag — die wordt behandeld bij incassokosten die al in rekening zijn gebracht zonder aanmaning.