moet ik incassokosten berekenen over het bedrag inclusief btw of exclusief btw

Incassokosten reken je over het factuurbedrag inclusief btw

Je rekent incassokosten over het totale bedrag dat open staat, en dat is het bedrag inclusief btw. De klant moet immers het hele factuurbedrag betalen, btw en al — dus dat volledige bedrag is de basis waarover je de staffel toepast. Je haalt de btw er niet vanaf voordat je gaat rekenen.

Dit is anders dan sommige mensen denken, omdat ze de btw als "iets van de belastingdienst" zien en niet als onderdeel van de schuld. Maar voor de klant die niet betaalt, is het hele bedrag één schuld. Wil je precies weten welk percentage je over welk deel van dat bedrag mag rekenen, kijk dan bij hoeveel incassokosten mag ik in rekening brengen — daar staat de staffel zelf uitgelegd, met de percentages per schijf. En let op: over de incassokosten die je vervolgens berekent, reken je op jouw beurt weer geen btw als je aan een ondernemer levert die btw-plichtig is; dat is een ander vraagstuk, uitgewerkt bij mag ik btw rekenen over de incassokosten.

Waar dit uit volgt: het Besluit vergoeding incassokosten

Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten geeft de staffel als percentage van "de hoofdsom", en die hoofdsom is het bedrag dat de schuldenaar verschuldigd is. Bij een factuur met btw is dat het bedrag dat de klant moet overmaken, dus inclusief btw. Het besluit maakt zelf geen onderscheid tussen het bedrag exclusief en inclusief btw — het gaat om de vordering zoals die openstaat. Wil je vervolgens ook nog rente berekenen over dezelfde factuur, dan geldt daar dezelfde logica: ook de rente loopt over het openstaande, met-btw bedrag. Hoe je dat precies uitrekent, staat bij hoe berekenen wettelijke rente over openstaande factuur.