Mag ik btw rekenen over de incassokosten?

Nee, over incassokosten reken je meestal geen btw

Het antwoord op de vraag is meestal nee. De incassokosten die je bij een zakelijke klant in rekening brengt, zijn een vergoeding voor schade en kosten die je hebt geleden doordat er niet op tijd is betaald. Zo'n schadevergoeding is geen betaling voor een dienst of een product, en daarom hoort er in de meeste gevallen geen btw bij. Je rekent het bedrag uit de wettelijke staffel, en dat is meteen het bedrag dat je in rekening brengt — zonder btw erover.

Dit geldt voor de meeste ondernemers, omdat zij de btw over hun eigen facturen kunnen terugvragen bij de Belastingdienst. Zou je dan ook nog btw over de incassokosten rekenen, dan zou je klant voor iets betalen dat voor jou geen extra kostenpost is. Alleen als je zelf helemaal geen btw kunt terugvragen — bijvoorbeeld omdat je een vrijgestelde ondernemer bent — kan het anders liggen. Twijfel je daarover, dan is de Belastingdienst de juiste plek om dat voor jouw situatie na te vragen; dat is geen incassovraag maar een fiscale vraag.

Waar dit uit volgt: het Besluit vergoeding incassokosten

Dit volgt uit hoe het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten de vergoeding omschrijft: als een vast bedrag per schijf, berekend over de hoofdsom van de vordering. Het besluit noemt de incassokosten dus als schadevergoeding, niet als vergoeding voor een geleverde dienst — en dat is precies het onderscheid dat bepaalt of er btw bij moet. Hoeveel die vergoeding precies is, hangt af van hoeveel incassokosten je in rekening mag brengen volgens de staffel uit dat besluit, en of het bedrag onder het laagste bedrag uitkomt dat het besluit toestaat lees je terug bij de vraag of er een minimumbedrag aan incassokosten geldt. De wettelijke rente uit artikel 6:119 van het Burgerlijk Wetboek is een apart bedrag, met een eigen berekening, en ook daar komt geen btw bovenop — dat volgt uit dezelfde gedachte: het is een vergoeding voor vertraging, geen betaling voor een prestatie.