ik weet niet meer welke brief ik deze klant al heb gestuurd

Elke stap staat vastgelegd in het dossier van die debiteur

Dat zie je terug in het dossier zelf: elke brief die verstuurd is — herinnering, aanmaning, ingebrekestelling of veertiendagenbrief — wordt vastgelegd met de datum van verzending en de bijbehorende termijn. Je hoeft dus niet op je geheugen te vertrouwen of je mailbox door te zoeken. Bij twijfel over welke stap bij een bepaalde klant al gezet is, kijk je in het dossier van die debiteur en niet in je eigen administratie.

Dat is precies waarom een goed overzicht per debiteur zo belangrijk wordt zodra je meerdere klanten tegelijk in een traject hebt lopen. Wie maar één openstaande factuur bewaakt, onthoudt vaak nog wel welke brief hij stuurde. Bij vijf of tien debiteuren tegelijk, elk in een andere fase, wordt dat onbetrouwbaar — en een verkeerde brief op het verkeerde moment sturen (bijvoorbeeld opnieuw een herinnering versturen terwijl de aanmaningstermijn al verstreken is) kan de opbouw van de incassokosten door de war halen. Daarom is in één overzicht zien welke debiteur in welke fase staat meestal de snelste manier om dit soort verwarring te voorkomen, zeker als je meerdere klanten met openstaande facturen tegelijk volgt.

Waar de volgorde en de termijnen op gebaseerd zijn

De reden dat het zo precies moet bijgehouden worden, staat in artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek Boek 6: pas na een geldige aanmaning (of bij een consument: de veertiendagenbrief) mogen er incassokosten in rekening gebracht worden, en de hoogte daarvan volgt uit de staffel in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Welke brief op welk moment de juiste is, verstuur je dus niet twee keer dezelfde of sla je niet per ongeluk over — dat kan de kans op geldige incassokosten schaden. Elk dossier houdt daarom bij welke brief al is verstuurd en welke termijn daarbij hoort, zodat je nooit hoeft te gokken.