Wanneer mag ik de vergoeding van veertig euro in rekening brengen?

Verzuim is het aanknopingspunt, niet een aanmaning

U mag de vergoeding van veertig euro in rekening brengen zodra uw zakelijke klant in verzuim is. Bij een handelstransactie tussen bedrijven ontstaat dat verzuim meestal automatisch na het verstrijken van de betalingstermijn die op de factuur staat — een aparte aanmaning is dan niet nodig om het verzuim te laten intreden. Dat volgt uit de regeling over verzuim in het Burgerlijk Wetboek, en de veertig euro zelf komt uit de Europese richtlijn over betalingsachterstand bij handelstransacties: die richtlijn kent een vast minimumbedrag toe als vergoeding voor de invorderingskosten, zonder dat u dat bedrag moet onderbouwen met bonnetjes of uren.

Dat is een andere route dan de incassokosten die particulieren kennen: bij een consument moet er eerst een veertiendagenbrief zijn voordat er kosten mogen worden gerekend, maar tussen bedrijven speelt die brief geen rol voor de veertig euro. Wilt u weten of uw factuur al in het verzuimstadium zit, dan is vanaf wanneer mag ik rente rekenen over een onbetaalde factuur een handig vervolgpunt, want rente en de veertig euro delen hetzelfde startmoment. Let ook op de vraag of u bij meerdere openstaande facturen bij dezelfde klant per factuur mag rekenen of moet optellen — dat leest u terug bij moet ik de incassokosten per factuur berekenen of over het totale bedrag bij deze klant.

Waar dit uit de richtlijn en het BW volgt

De grondslag zit in twee lagen: de artikelen 6:81 tot en met 6:83 van het Burgerlijk Wetboek bepalen wanneer een schuldenaar in verzuim raakt — bij een fatale betaaltermijn treedt dat verzuim in zonder aanmaning — en Richtlijn 2011/7/EU verplicht lidstaten om crediteuren bij handelstransacties recht te geven op een vast bedrag als tegemoetkoming in de invorderingskosten, naast de handelsrente. Dat laatste bedrag is in Nederland vastgesteld op veertig euro en staat los van de wettelijke staffel die bij consumenten geldt; wie die twee stelsels naast elkaar wil zien, vindt meer over de rentekant bij Hoeveel handelsrente mag ik een zakelijke klant rekenen?.