mag ik incassokosten rekenen als ik geen veertiendagenbrief heb gestuurd

Zonder veertiendagenbrief geen incassokosten bij consumenten, bij zakelijke klanten ligt dat anders

Bij een zakelijke klant mag je incassokosten rekenen zonder veertiendagenbrief. Die brief — de aanmaning die de consument nog veertien dagen geeft om zonder kosten te betalen — is een verplichting uit artikel 6:96 lid 6 BW, en die geldt alleen bij vorderingen op een consument. Omdat jouw klanten grotere bedrijven zijn, is dit voor jou in de praktijk niet de horde die het bij een particuliere vordering wel is.

Wat bij een zakelijke klant wél moet: er moet sprake zijn van verzuim voordat de kosten verschuldigd zijn. Verzuim ontstaat door het verstrijken van een betalingstermijn die je bent overeengekomen, of door een aanmaning die een redelijke termijn stelt als er geen termijn is afgesproken. Je hebt dus wel een brief nodig die het verzuim laat intreden — alleen is dat niet de wettelijk voorgeschreven veertiendagenbrief met zijn vaste tekst en vaste termijn, maar een gewone aanmaning of ingebrekestelling. Heb je die niet gestuurd en reken je toch kosten, dan loop je het risico dat een rechter of de klant zelf stelt dat er nog geen verzuim was, en dus geen recht op vergoeding. Dat raakt aan de vraag of incassokosten in rekening gebracht zonder aanmaning wel mag — bij een zakelijke klant is het antwoord genuanceerder dan bij een consument, maar een aanmaning blijft de veiligste basis.

Waar dit uit volgt: artikel 6:96 BW en het onderscheid consument-bedrijf

Artikel 6:96 lid 6 BW koppelt de veertiendagenbrief expliciet aan vorderingen op een natuurlijk persoon die niet handelt in een bedrijf of beroep — dus de consument. Voor overige gevallen, waaronder vorderingen tussen bedrijven, geldt die verplichting niet, maar blijft de algemene regel van verzuim uit boek 6 BW van toepassing: zonder verzuim geen recht op vergoeding van kosten. Zie ook of incassokosten bij een consument anders liggen dan bij een bedrijf voor het bredere onderscheid dat deze regel drijft. Het bedrag dat je vervolgens mag rekenen, volgt uit de staffel in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.