klant bestelt deels zakelijk deels privé moet ik een veertiendagenbrief sturen

Bepalend is de hoedanigheid waarin besteld is

Bij een gemengde bestelling telt niet wie de klant privé is, maar in welke hoedanigheid hij deze factuur is aangegaan. Artikel 6:96 lid 6 BW verplicht de veertiendagenbrief alleen bij een natuurlijk persoon die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Koopt de klant als ondernemer — op het btw-nummer, de zakelijke rekening, met de bedrijfsnaam op de factuur — dan geldt hij voor die transactie als handelende in beroep of bedrijf, en vervalt de verplichting tot de veertiendagenbrief. De incassokosten mogen dan direct volgens de staffel van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten in rekening worden gebracht, zonder die extra brief eerst.

Het probleem ontstaat als één klant bij jou soms als bedrijf en soms als privépersoon bestelt, of als één bestelling deels zakelijk en deels privé is. Kijk dan naar de tenaamstelling en de context van déze factuur, niet naar het totaalbeeld van de klant. Staat de factuur op naam van de zaak, met zakelijk adres en btw-nummer, dan mag je uitgaan van zakelijk gebruik. Twijfel je serieus — bijvoorbeeld omdat de bestelling qua aard en omvang privé aandoet, ondanks een zakelijke naam erboven — dan is de veiligste route de veertiendagenbrief toch sturen. Een brief te veel kost een paar dagen; een brief te weinig kan de hele kostenberekening laten sneuvelen. Wat de gevolgen daarvan precies zijn, staat beschreven op wat er misgaat als je veertiendagenbrief niet aan de eisen voldoet. Heeft deze klant bovendien meerdere facturen openstaan, met wisselende hoedanigheid per bestelling, dan is het verstandig elke factuur apart te beoordelen — zie daarvoor hoe je omgaat met meerdere facturen bij dezelfde klant.

Waar dat in de wet staat: 6:96 lid 6 BW

De uitzondering voor de veertiendagenbrief staat letterlijk in artikel 6:96 lid 6 BW: die brief is alleen verplicht bij een schuldenaar die een natuurlijk persoon is en niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. De staffel en het minimumbedrag uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten gelden voor beide categorieën schuldenaren; het verschil zit uitsluitend in de voorwaarde van de veertiendagenbrief vooraf.