klant heeft een deel betaald, mag ik dan nog incassokosten rekenen over het hele bedrag

Deelbetaling verandert de grondslag van de berekening

Nee, meestal niet over het volledige oorspronkelijke bedrag. De incassokosten worden berekend over het bedrag dat nog openstaat, niet over het bedrag dat oorspronkelijk gefactureerd was. Heeft de klant een deel betaald, dan is de rekengrondslag lager geworden. De staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten werkt met percentages over de hoofdsom, en die hoofdsom is na een deelbetaling niet meer hetzelfde bedrag als daarvoor.

Dat betekent in de praktijk dat je de berekening opnieuw moet maken op het moment dat je de kosten vaststelt: eerst het openstaande bedrag bepalen, en daarna pas de staffel toepassen. Hoe je die staffel precies toepast, staat uitgewerkt op de pagina over hoeveel incassokosten je in rekening mag brengen. Betaalt de klant pas nadat de kosten al zijn berekend en aangezegd, dan ligt dat weer anders — dat scenario staat apart uitgelegd op de pagina over het herberekenen van incassokosten bij een deelbetaling.

Waar dit uit volgt: de staffel in het Besluit

Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten koppelt de vergoeding aan percentages van de hoofdsom, met een minimumbedrag als ondergrens. Een hoofdsom is het bedrag dat nog daadwerkelijk open staat op het moment dat de kosten berekend worden. Wettelijk gezien is er geen bepaling die zegt dat een eenmaal berekend bedrag aan incassokosten "vaststaat" ongeacht latere betalingen; de koppeling is en blijft aan de openstaande hoofdsom. Dat is ook de reden dat je bij een deelbetaling opnieuw naar de staffel moet kijken, in plaats van het eerder berekende bedrag zonder meer aan te houden.