kan ik incassokosten berekenen over alleen het openstaande deel van een factuur

Alleen het openstaande deel telt

Ja, dat mag: incassokosten worden berekend over het bedrag dat nog open staat, niet over het oorspronkelijke factuurbedrag. Heeft uw klant al een deel betaald, dan is de basis voor de berekening het restant. Betaalt hij bijvoorbeeld de helft van een factuur en blijft de andere helft liggen, dan rekent u de wettelijke staffel over dat overgebleven bedrag, niet over het totaal van de factuur.

Dat lijkt eenvoudig, maar in de praktijk gaat het vaak mis op het moment van de deelbetaling zelf. Komt die betaling binnen nadat u al een aanmaning met een bedrag aan incassokosten heeft gestuurd, dan klopt dat bedrag niet meer. U moet de kosten dan opnieuw uitrekenen over het nieuwe, lagere restant. Hoe dat precies werkt, en wanneer u de klant daarover moet informeren, leest u bij wat te doen als een klant deels heeft betaald. Let ook op de andere kant: de staffel werkt met percentages per schijf van het bedrag, en die schijven berekent u over het openstaande bedrag — niet opnieuw vanaf nul over de volledige factuur. Hoe die schijven precies zijn opgebouwd, staat bij hoeveel incassokosten mag ik in rekening brengen.

Waar dit uit volgt: het Besluit vergoeding incassokosten

Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten geeft een staffel van percentages die oploopt met de hoogte van het bedrag. Die staffel spreekt over "de hoofdsom", en dat is steeds het bedrag dat op het moment van de berekening nog verschuldigd is — dus na aftrek van wat al betaald is. Er staat nergens dat een eerdere deelbetaling buiten beschouwing blijft; integendeel, de staffel is juist gekoppeld aan het bedrag van de vordering zoals dat op dat moment openstaat. Bij een factuur die in meerdere termijnen wordt betaald, of gedeeltelijk wordt voldaan, is dat dus telkens het resterende bedrag waarover u de schijven van de staffel toepast.