klant betaalt abonnement niet meer, mag ik incassokosten rekenen

Ja, maar niet meteen bij de eerste herinnering

Je mag incassokosten rekenen als je klant niet betaalt, maar er moet eerst iets gebeuren: je klant moet écht in gebreke zijn, en dat betekent meestal dat je hem eerst een aanmaning hebt gestuurd met een redelijke termijn om nog te betalen. Pas als die termijn voorbij is en er nog steeds niet is betaald, mag je de kosten toevoegen. Dat geldt ook voor een abonnement: het maakt voor de regels niet uit of het gaat om één factuur of om een terugkerend bedrag, zolang het maar gaat om een zakelijke klant.

Hoeveel je mag rekenen, ligt niet vrij: er is een wettelijke staffel die het bedrag koppelt aan de hoogte van de openstaande factuur, met een minimumbedrag als de factuur klein is. Je kunt dus niet zelf een bedrag verzinnen of een vast percentage hanteren dat je ergens hebt gelezen — de staffel bepaalt het maximum. Heeft je klant meerdere abonnementen of facturen bij je open staan, dan is het slim om even te kijken hoe je dat behandelt: mijn klant heeft meerdere facturen open staan, moet ik dat apart behandelen legt uit waarom dat niet automatisch bij elkaar mag worden opgeteld. En als je klant helemaal niet reageert op je eerste bericht, lees dan klant reageert helemaal niet op mijn herinnering, wat moet ik nu doen voor de vervolgstap.

Dit staat in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten

De basis hiervoor is het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Dat besluit bevat de staffel: een percentage van het openstaande bedrag, aflopend naarmate het bedrag hoger wordt, met een minimum als vaste bodem. Het besluit regelt alleen de hoogte van de kosten — niet wanneer je klant in gebreke is. Dat laatste volgt uit het uitgangspunt dat er eerst een aanmaning met termijn moet zijn geweest voordat kosten in rekening mogen worden gebracht. Wettelijke rente is een apart onderwerp: artikel 6:119 van het Burgerlijk Wetboek regelt de rente bij een consument, maar bij een zakelijke klant geldt een andere renteregeling dan bij een particulier.