klant heeft een deel betaald, hoe reken ik nu de incassokosten uit

Deelbetaling verandert de grondslag van de berekening

Als een klant een deel van de factuur heeft betaald, reken je de incassokosten opnieuw uit over het bedrag dat nog openstaat. De incassokosten zijn namelijk geen vast bedrag dat je één keer vastzet: ze zijn een percentage van de hoofdsom, oplopend volgens een staffel (een reeks percentages die per bedrag lager wordt). Betaalt de klant een deel, dan is de hoofdsom lager geworden, en dus moet ook de berekening opnieuw.

Concreet betekent dit: je neemt het bedrag dat nu nog open staat, en past daar de staffel opnieuw op toe. Dat kan dus een lager bedrag aan incassokosten opleveren dan wat je eerst had berekend of al gecommuniceerd. Hoe die staffel precies werkt en welke percentages bij welk bedrag horen, staat uitgelegd bij hoeveel incassokosten mag ik in rekening brengen. Let op: dit gaat over de incassokosten. De rente is een ander verhaal en loopt in de praktijk vaak gewoon door over het nog openstaande bedrag, ook na een deelbetaling — daarover lees je meer bij tot wanneer loopt de rente door op een onbetaalde factuur.

Waar dit uit volgt: het Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten

De staffel voor incassokosten staat in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Dat besluit koppelt het percentage aan de hoofdsom die openstaat, niet aan de oorspronkelijke factuur. Een deelbetaling verlaagt die hoofdsom, en daarmee verandert ook de uitkomst van de staffel. Dit is een andere situatie dan wanneer er meerdere facturen bij één klant openstaan — hoe je dat aanpakt, staat bij moet ik de incassokosten per factuur berekenen of over het totale bedrag bij deze klant. Bij twijfel over de precieze bedragen en percentages is de tekst van het besluit zelf de meest betrouwbare bron.