moet ik bij elke onbetaalde abonnementsfactuur een nieuwe veertiendagenbrief sturen

Elke factuur is een nieuwe vordering, dus telt apart

Nee, dat hoeft niet automatisch, maar in de praktijk komt het er meestal wel op neer dat het per factuur opnieuw moet. Artikel 6:96 lid 6 BW koppelt de aanmaningsplicht aan "de vordering": iedere onbetaalde maandfactuur is een eigen vordering met een eigen datum, een eigen bedrag en een eigen moment waarop hij opeisbaar wordt. Een veertiendagenbrief die je stuurt bij factuur 1 dekt dus niet automatisch factuur 2 die een maand later ontstaat en nog niet bestond op het moment dat je die eerste brief verstuurde.

Waar het op neerkomt: bij B2B-klanten is deze vraag overigens minder scherp dan bij consumenten, omdat de veertiendagenbrief wettelijk alleen verplicht is bij consumenten. Voor zakelijke klanten geldt geen wettelijke plicht om eerst een aparte kosteloze aanmaning te sturen voordat je incassokosten mag rekenen — dat kun je contractueel regelen. Loopt je klant bij meerdere maanden achter, dan is het praktisch vaak slimmer om dat niet los te behandelen; hoe je dat aanpakt als je klant meerdere facturen open heeft staan, bepaalt mede of je per factuur of gebundeld aanmaant.

Wat er per bedrag en peildatum verandert

De hoogte van de incassokosten in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten wordt berekend per hoofdsom, met de staffel die daarin is vastgelegd. Omdat elke maandfactuur een eigen hoofdsom heeft, levert bundeling van meerdere maanden een andere berekening op dan losse behandeling per factuur — de staffel werkt namelijk niet lineair. Dat maakt het ook relevant om de betaaldatum goed vast te leggen: als een klant deels betaalt op een oudere factuur, verandert dat de resterende hoofdsom en daarmee de berekening; zie ook wat er gebeurt als een klant gedeeltelijk heeft betaald. Kies je voor bundeling van meerdere maandfacturen in één aanmaning, zorg dan dat elke onderliggende factuur met datum en bedrag genoemd wordt, zodat de ingebrekestelling — en de eventuele incassokosten die daarop volgen — herleidbaar blijft naar de individuele vorderingen die artikel 6:96 BW als uitgangspunt neemt.