ik heb geen veertiendagenbrief gestuurd kan dat nu nog

Zonder brief geen incassokosten, en dat is later niet meer te repareren

De veertiendagenbrief is bij zakelijke facturen niet verplicht — die eis geldt alleen bij consumenten, op grond van artikel 6:96 lid 6 BW. Levert u aan een ander bedrijf, dan hoeft u dus geen aanmaning met een termijn van veertien dagen te versturen voordat u incassokosten in rekening brengt. De wettelijke rente en de vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten kunnen bij zakelijke klanten al verschuldigd zijn zodra de betalingstermijn is verstreken, zonder dat daar eerst een aparte brief met een wachttermijn aan voorafgaat.

Dat betekent niet dat een brief overbodig is. Een aanmaning blijft nuttig om de klant formeel in gebreke te stellen en om vast te leggen vanaf welk moment rente en kosten lopen. Maar het is niet zo dat het ontbreken van die brief bij een zakelijke relatie de kosten alsnog blokkeert, zoals dat bij een consument wel het geval is. Twijfelt u of uw klant in deze zaak als particulier of als bedrijf gezien moet worden — bijvoorbeeld bij een zzp'er die ook privé bestelt — dan is dat een feitelijke vraag die per dossier verschilt en die u het beste kunt uitzoeken voordat u kosten claimt. Speelt er bovendien een discussie over de factuur zelf, dan is klant betwist de factuur kan ik toch een aanmaning sturen relevant, en heeft u meerdere openstaande facturen bij dezelfde klant, dan leest u bij mijn klant heeft meerdere facturen open staan, moet ik dat apart behandelen hoe u dat uit elkaar houdt.

Waar dit onderscheid uit volgt: artikel 6:96 lid 6 BW

Artikel 6:96 lid 6 BW koppelt de verplichte aanmaning met een termijn van veertien dagen expliciet aan de situatie waarin de schuldenaar "een natuurlijk persoon is die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf" — dus de consument. Voor overeenkomsten tussen bedrijven geldt die voorwaarde niet, en berekent u de incassokosten volgens de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten zodra de vordering opeisbaar en onbetaald is.