klant is verhuisd en onvindbaar, hoe stuur ik dan nog een brief

Onvindbare debiteur schort de klok niet op

Een verhuizing zonder adreswijziging is voor risico van de debiteur, niet van de schuldeiser. De klok van artikel 6:96 BW blijft dus lopen; het feit dat een brief de klant niet bereikt, verandert niets aan de termijn die u al had lopen of nog gaat starten. Praktisch betekent dit dat u eerst moet proberen een actueel adres te vinden — het handelsregister van de KVK, een recente factuur met een ander vestigingsadres, of de eigen website van het bedrijf zijn de gangbare eerste stappen. Bij een zakelijke debiteur is dat vaak eenvoudiger dan bij een particulier, omdat een onderneming verplicht is haar vestigingsadres bij de KVK actueel te houden.

Vindt u geen nieuw adres, dan blijft versturen naar het laatst bekende adres de gangbare route; dat is niet hetzelfde als "de brief is aangekomen", en het bewijs van ontvangst is dan ook lastiger. Hoe u dat bewijs zoveel mogelijk toch op orde krijgt, staat uitgewerkt op de pagina over hoe u aantoont dat een brief is verzonden. Is er twijfel of het oude adres inmiddels fout is en de brief daardoor niet aankomt, dan raakt dat ook de vraag of de termijn is gaan lopen — die situatie staat apart beschreven bij de vraag of de termijn telt als de factuur naar een oud adres ging.

Wat de Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten hierover zegt

Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten regelt de staffel en het minimumbedrag die bij de vergoeding horen, maar stelt geen aparte regel voor een debiteur die onvindbaar is; de verzendplicht en de veertiendagentermijn van artikel 6:96 BW blijven het uitgangspunt, onafhankelijk van of de brief de klant daadwerkelijk bereikt. Het is dus geen kwestie van een andere termijn, maar van hetzelfde traject met een extra bewijsprobleem: u moet later kunnen laten zien dat u redelijkerwijs heeft gedaan wat van u verwacht mocht worden om de klant te bereiken.