incassokosten berekenen over bedrag inclusief of exclusief btw

Btw hoort bij de hoofdsom, dus bij de berekening

Je rekent de incassokosten over het bedrag inclusief btw. De hoofdsom van je factuur — dus het totaalbedrag dat je klant je moet betalen, mét btw — is het bedrag waarover je de staffel toepast. Je trekt de btw er niet vanaf voordat je gaat rekenen.

Dit is logisch als je bedenkt wat de hoofdsom eigenlijk is: het bedrag dat openstaat. Je klant is je niet alleen het bedrag exclusief btw schuldig, maar het hele factuurbedrag. Dat hele bedrag is dus ook de basis voor hoeveel incassokosten je in rekening mag brengen. Bij een factuur van 1.000 euro exclusief btw, dus 1.210 euro met btw, reken je de staffel dan ook over die 1.210 euro — niet over de 1.000 euro. Dat maakt in de praktijk verschil in de uitkomst, zeker bij facturen rond een staffelgrens.

Waar dit uit volgt: de staffel in het Besluit

Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten werkt met percentages over "de hoofdsom van de vordering". De hoofdsom is het bedrag dat je klant je verschuldigd is, en dat is het bedrag inclusief btw — de btw is namelijk onderdeel van wat er contractueel betaald moet worden, niet een aparte post die je er even afhaalt. Het besluit maakt geen onderscheid tussen bedragen met of zonder btw; het spreekt simpelweg over de vordering. Wil je weten hoe die staffel precies in elkaar zit, en of er een minimumbedrag aan incassokosten geldt ook bij kleine facturen, dan lees je dat in de uitleg over de berekening zelf. Let op: dit is iets anders dan de vraag of je btw mag rekenen over de incassokosten zelf — dat is een aparte vraag met een ander antwoord, en die staat uitgewerkt in het artikel over btw over de incassokosten.