geen contract getekend tussen bedrijven, mag ik toch incassokosten rekenen

Ja, een contract is geen voorwaarde voor incassokosten

Ja, je mag incassokosten rekenen, ook zonder getekend contract. Een factuur die de klant niet betaalt, is al genoeg. Wat telt is dat er een afspraak is gemaakt over levering en betaling — mondeling, per e-mail, via een offerte die is geaccepteerd, of gewoon omdat de klant de bestelling heeft geplaatst en de factuur heeft ontvangen. Een handtekening onder een contract is prettig als bewijs, maar geen wettelijke eis om incassokosten te mogen rekenen.

Waar het wél om gaat, is of je de juiste stappen hebt gevolgd. Tussen bedrijven schrijft de wet geen verplichte veertiendagenbrief voor zoals bij een particuliere klant. Je moet de klant wel eerst in gebreke stellen: laten weten dat de betaling te laat is en dat er kosten bijkomen als er niet snel wordt betaald. Hoeveel je dan mag rekenen, staat vast in een wettelijke staffel, los van wat er in een contract had kunnen staan. Wil je weten hoe die berekening precies werkt, dan lees je hoeveel incassokosten je in rekening mag brengen.

Waar dit op is gebaseerd

Dit volgt uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Dat besluit regelt de staffel en het minimumbedrag, en stelt als voorwaarde dat er een vordering is die opeisbaar is — niet dat er een schriftelijk contract moet zijn. De verplichting om eerst een veertiendagenbrief te sturen, staat in de wet specifiek voor de situatie waarin de klant een consument is; tussen twee bedrijven geldt die stap niet. Let wel: het gaat hier steeds om de incassokosten. Wil je ook rente rekenen, dan is dat een aparte berekening met een eigen startpunt; daarover lees je meer bij vanaf welke datum je rente mag berekenen over een onbetaalde factuur.