klant heeft geen adres meer hoe stuur ik de veertiendagenbrief

Verzending naar het laatst bekende adres is meestal voldoende

Als je klant geen vast adres meer heeft, stuur je de veertiendagenbrief naar het laatste adres dat je van hem hebt: het adres uit je overeenkomst, uit eerdere correspondentie, of het adres dat bij de KvK staat als het om een bedrijf gaat. Artikel 6:96 BW eist dat je aanmaant, maar niet dat de brief de klant daadwerkelijk bereikt. Het gaat om een deugdelijke verzending naar een adres waarvan je redelijkerwijs mag aannemen dat het klopt. Verhuist een klant zonder dat door te geven, dan komt dat risico in de regel voor zijn rekening, niet voor het jouwe.

Check bij een zakelijke klant altijd eerst het KvK-register: dat adres is actueler dan wat je zelf in je administratie hebt staan. Is er geen enkel bruikbaar adres te vinden — het bedrijf is uitgeschreven, de eigenaar onvindbaar — dan wordt het lastiger, en dat is een andere situatie dan simpelweg "de post komt terug". Bewaar in beide gevallen goed vast wanneer en waarheen je hebt verstuurd; dat is later je bewijs. Hoe je dat bewijs opbouwt, staat uitgewerkt op de pagina over hoe je aantoont dat een brief is aangekomen. Heb je juist andersom een oud adres gebruikt terwijl de klant al verhuisd was en dat wel had doorgegeven, dan ligt het net anders — dat scenario staat apart beschreven bij de vraag of een factuur naar een verkeerd adres nog telt.

Waar dit uit volgt: artikel 6:96 BW en de eisen aan de aanmaning

Artikel 6:96 lid 6 BW verbindt de vergoeding van incassokosten aan een aanmaning die aan de wettelijke eisen voldoet, waaronder de veertiendagentermijn. De wet zegt niets over een garantie op ontvangst — het is aan de schuldeiser om een aanmaning te sturen naar een adres dat redelijkerwijs correct is. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten regelt de hoogte van de vergoeding zelf, niet de manier van verzending. Voldoet de brief niet aan de eisen, dan heeft dat gevolgen voor de incassokosten die je in rekening mag brengen; wat die gevolgen precies zijn, lees je op de pagina over wat er misgaat als de veertiendagenbrief niet klopt.