hoe bereken ik incassokosten als er ook een creditnota openstaat

Reken per factuur, niet met het creditsaldo verrekend

Als je klant ook een creditnota open heeft staan, reken je de incassokosten toch gewoon uit over de openstaande factuur zelf. Een creditnota is een tegenvordering: jouw klant heeft daarmee recht op geld van jou, maar dat verandert niets aan de hoogte van de vordering waarvoor je een aanmaning stuurt. De incassokosten worden berekend over het bedrag dat op die specifieke factuur open staat, volgens de wettelijke staffel.

Verrekening met de creditnota is een aparte stap, die je los houdt van de berekening. Pas als je klant (of jij) de creditnota daadwerkelijk verrekent met de factuur, verandert het openstaande bedrag — en dus mogelijk ook de basis waarover je kosten en rente berekent. Gebeurt die verrekening pas na de aanmaning, dan reken je op het moment van versturen simpelweg met het bedrag dat op dat moment nog open staat. Wil je weten hoe die staffel precies werkt, kijk dan bij hoeveel incassokosten mag ik in rekening brengen. Heb je meerdere facturen bij dezelfde klant open staan, dan is de vraag of je die mag optellen ook relevant — dat lees je bij moet ik de incassokosten per factuur berekenen of over het totale bedrag bij deze klant.

Waar dit uit volgt: de staffel rekent per vordering

Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten werkt met een staffel die is gekoppeld aan de hoofdsom van de vordering — dus aan het bedrag van de factuur die open staat, niet aan een saldo na verrekening met andere posten. Een creditnota is juridisch een afzonderlijke vordering van je klant op jou, en die staat los van de vordering die jij hebt op je klant uit de onbetaalde factuur. Zolang er niet daadwerkelijk is verrekend, blijven het twee losse bedragen. Verandert het openstaande bedrag van de factuur later — bijvoorbeeld doordat er alsnog verrekend wordt — dan kan dat gevolgen hebben voor de kosten en de rente die daarover berekend worden; hoe dat bij een wijziging van het bedrag werkt, staat beschreven bij klant heeft deels betaald, moet ik de incassokosten dan opnieuw uitrekenen.