klant heeft een bedrijf maar bestelde als particulier, is het dan een consument

KvK-nummer is niet doorslaggevend, de bestelling wel

Bepalend is waarvoor de koop werd gedaan, niet of de koper toevallig ingeschreven staat bij de KvK. Als je klant duidelijk als privépersoon kocht — dus niet voor zijn bedrijf, beroep of onderneming — dan is hij consument in de zin van artikel 6:96 BW, ook al heeft hij een KvK-nummer. Het gaat om het doel van de aankoop, niet om de rechtsvorm van de koper.

Dat maakt verschil voor jouw traject: bij een consument moet je eerst de veertiendagenbrief sturen voordat er incassokosten mogen worden berekend. Stuur je die brief niet, of voldoet hij niet aan de eisen, dan vervalt de aanspraak op die kosten. Twijfel je of jouw brief goed in elkaar zit, kijk dan wat er precies misgaat als je veertiendagenbrief niet aan de eisen voldoet. Is de aankoop wél zakelijk — een aanschaf voor de zaak, ook als de klant het privé betaalde — dan geldt het zakelijke regime en is die verplichte brief niet aan de orde.

Waar dit op staat: artikel 6:96 BW en de bewijspositie

Artikel 6:96 lid 6 BW koppelt de verplichte veertiendagenbrief aan de consument, en de wet omschrijft die als een natuurlijk persoon die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Een KvK-nummer zegt iets over de registratie van de koper, niet over de hoedanigheid waarin hij die specifieke bestelling deed. Twijfel je, kijk dan naar de bestelling zelf: staat er een bedrijfsnaam op de factuur, is er btw verlegd, gaat het om een product dat duidelijk voor de bedrijfsvoering is? Dat zijn aanwijzingen voor zakelijk gebruik. Ontbreken die aanwijzingen en is de context privé, dan is voorzichtigheid met de consumentenregels verstandig.

Omdat dit soort twijfel vaak pas later een rol speelt — bijvoorbeeld als de klant zelf gaat betwisten dat hij zakelijk kocht — is het verstandig om vast te leggen hoe en wanneer de bestelling is gedaan. Dat is ook relevant als je later moet aantonen dat een brief goed is aangekomen: zie hoe je bewijst dat je klant de brief heeft ontvangen. Twijfelt de klant zelf over de betaling en stelt hij dat de factuur niet klopt, dan speelt de vraag consument-of-niet vaak toch weer mee bij het betwisten van de factuur.