kan ik veertiendagenbrief automatisch laten versturen vanuit webshop

Automatiseren kan, mits de inhoud per dossier klopt

Ja, dat kan. Er staat in artikel 6:96 BW geen eis dat de veertiendagenbrief handmatig verstuurd moet worden. Wat er wel toe doet, is de inhoud: de brief moet de juiste ingangsdatum van de termijn bevatten, het exacte bedrag dat bij niet-betaling verschuldigd wordt volgens de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, en een termijn die pas gaat lopen na ontvangst. Een webshop die dit als vaste trigger na de vervaldatum van de factuur inbouwt, kan dat volledig geautomatiseerd doen — zolang de sjabloontekst juridisch klopt en de datumberekening per klant correct is.

Waar het vaak misgaat, is niet de automatisering zelf maar de logica erachter. Een systeem dat standaard veertien dagen na de factuurdatum rekent in plaats van na ontvangst van de brief, telt verkeerd. Bij meerdere facturen bij dezelfde klant moet het systeem ook onderscheid maken: elke factuur heeft in beginsel zijn eigen termijn, en een geautomatiseerde brief die alles optelt zonder onderscheid kan onduidelijk zijn over waarvoor precies wordt aangemaand. En als een klant deels betaalt, moet de automatisering dat verwerken voordat er een vervolgbrief met een verkeerd bedrag de deur uitgaat — zie ook wat er gebeurt als een klant gedeeltelijk heeft betaald.

Wat de wet wel en niet regelt

Artikel 6:96 lid 6 BW schrijft voor dat de schuldenaar een aanmaning heeft gekregen met een termijn van veertien dagen, gerekend vanaf de dag na ontvangst, voordat incassokosten verschuldigd worden. De wet zegt niets over de manier van versturen — geautomatiseerd of niet, per e-mail of per post, dat maakt voor de geldigheid niet uit. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten bepaalt de bedragen die in die brief moeten staan. Zolang een geautomatiseerd systeem deze twee elementen correct en per geval berekent, voldoet de brief aan de eisen.