welke datum moet ik gebruiken om de kosten uit te rekenen

De dag van berekenen, niet de vervaldag

De peildatum voor de berekening is de dag waarop je zelf rekent — meestal de dag waarop je de brief opstelt of verstuurt. Dat is een praktische keuze, geen vaste wettelijke term. Anders dan bijvoorbeeld de datum waarop de veertiendagentermijn ingaat, of de datum waarop je rente mag beginnen te berekenen, staat "peildatum" niet als zodanig in artikel 6:96 BW of in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Het is het moment waarop je de openstaande hoofdsom, de opgebouwde rente en de incassokosten optelt tot één bedrag dat je in de brief zet.

Dat moment is belangrijk omdat rente doorloopt. Elke dag die verstrijkt, verandert het totaalbedrag een fractie — hoeveel, hangt af van hoeveel handelsrente je een zakelijke klant mag rekenen. Reken je vandaag en verstuur je de brief morgen, dan klopt het bedrag morgen niet meer helemaal. Voor de incassokosten zelf maakt een paar dagen meestal niets uit, want die worden berekend over de hoofdsom volgens de staffel en veranderen niet mee met de tijd. Voor de rente wel. Daarom is het gangbaar om de peildatum zo dicht mogelijk bij de verstuurdatum te houden, en in de brief zelf te vermelden tot welke datum de rente is berekend — zodat de klant kan zien dat het bedrag bij latere betaling nog iets hoger uitvalt.

Wat de wet wél vastlegt: de staffel, niet de rekendag

Artikel 6:96 BW en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten leggen vast hoeveel incassokosten je mag rekenen en welke stappen daarvoor gezet moeten zijn — waaronder, bij een consument, de veertiendagenbrief. Ze schrijven geen specifieke rekendag voor. Wat je wel uit die bronnen kunt afleiden: de hoofdsom waarover je rekent moet het bedrag zijn dat op dat moment nog openstaat, en de incassokosten volgen uit de staffel die bij dat bedrag hoort. De keuze van de exacte peildatum binnen die regels is aan degene die de brief opstelt.