klant betwist een deel van de factuur hoe bereken ik de incassokosten

Reken over het bedrag waar geen ruzie over is

Als een klant maar een deel van de factuur erkent, reken je de incassokosten over dat erkende deel. Het bedrag waar hij het niet mee eens is, telt niet mee in de berekening. Stel: de factuur is 1000 euro, maar de klant zegt dat hij maar 600 euro schuldig is omdat hij een deel van de levering niet goed vindt. Dan gebruik je die 600 euro als basis voor de staffel, niet de volledige 1000 euro.

Dit is iets anders dan een deelbetaling. Bij een deelbetaling erkent de klant de hele factuur, maar heeft hij alvast een stuk overgemaakt. Bij een betwisting zegt hij: "dit deel klopt niet, dat betaal ik niet." Dat onderscheid is belangrijk, want bij een echte deelbetaling reken je soms opnieuw — klant heeft deels betaald, moet ik de incassokosten dan opnieuw uitrekenen legt dat verder uit. Bij een betwisting reken je vanaf het begin al met het lagere, erkende bedrag. Wordt de betwisting later toch weerlegd, dan kan de basis van je berekening wijzigen — maar dat is een aparte stap, niet iets wat je vooraf inschat.

Waar dit uit volgt: het Besluit en de staffel

De staffel in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten werkt met percentages over de hoofdsom van de vordering. De hoofdsom is het bedrag dat openstaat en dat de klant verschuldigd is. Betwist hij een deel, dan is dat deel niet zonder discussie verschuldigd — de hoofdsom voor je berekening is dus het erkende deel. Hoe die staffel precies is opgebouwd, met de percentages per schijf, staat uitgelegd op Hoeveel incassokosten mag ik in rekening brengen?. Let ook op het minimumbedrag dat in het Besluit staat: ook bij een klein erkend bedrag geldt een ondergrens, die je terugvindt op Is er een minimumbedrag aan incassokosten?.