doorlopend contract met maandelijkse facturen, hoe reken ik incassokosten per factuur

Elke factuur telt apart, ook bij een doorlopend contract

Bij een doorlopend contract met maandelijkse facturen reken je incassokosten per factuur uit, niet over het hele contract in één keer. Elke factuur die onbetaald blijft is een eigen vordering met een eigen bedrag, en de wettelijke staffel werkt met percentages over het bedrag van de vordering. Blijft de factuur van januari onbetaald en die van februari ook, dan zijn dat twee losse berekeningen, met allebei een eigen minimumbedrag en een eigen peildatum: de dag waarop de betalingstermijn van die specifieke factuur verstreek.

Dat betekent niet dat je voor elke factuur apart een heel traject met brieven moet doorlopen. Veel ondernemers met een doorlopend contract kiezen ervoor om openstaande facturen bij dezelfde klant te bundelen in één herinnering of aanmaning, zolang voor de klant duidelijk blijft welk bedrag bij welke factuur hoort. Hoe je dat aanpakt als er bij één klant meerdere facturen tegelijk open staan, staat uitgewerkt op de pagina over meerdere openstaande facturen bij één klant. Betaalt de klant een deel van het totaal, dan is het ook belangrijk om te weten welke factuur daarmee is afgelost en welke nog open staat — dat lees je terug op de pagina over gedeeltelijke betaling en de lopende termijn.

Waarom dit per factuur wordt berekend: het Besluit vergoeding incassokosten

Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten koppelt de vergoeding aan "de vordering": het bedrag dat op dat moment open staat en niet is betaald. Bij een doorlopend contract ontstaat elke maand een nieuwe vordering, namelijk de nieuwe factuur. Er is geen bepaling die facturen uit een doorlopend contract samenvoegt tot één vordering voor de berekening van de incassokosten. Daarom geldt de staffel, met de percentages en het minimumbedrag, steeds opnieuw per factuur die niet op tijd is betaald.