ik ben zzp'er en mijn klant is een particulier, welke regels gelden dan voor de kosten

Andere regels dan bij een zakelijke klant

Als je klant een particulier is, gelden er strengere regels dan bij een zakelijke klant. Je mag niet zomaar incassokosten in rekening brengen. Eerst moet je een aparte brief sturen: de veertiendagenbrief. Dat is een aanmaning waarin je de klant vertelt dat hij nog veertien dagen heeft om te betalen, en dat er kosten bijkomen als hij dat niet doet. Pas als die veertien dagen voorbij zijn zonder betaling, mag je de incassokosten daadwerkelijk berekenen en in rekening brengen.

Dit is het belangrijkste verschil met een zakelijke klant: bij een bedrijf mag je vaak eerder kosten rekenen, bij een particulier moet die veertiendagenbrief er altijd eerst zijn. Hoeveel de incassokosten dan precies mogen zijn, hangt af van het bedrag van de factuur — dat kun je nalezen bij hoeveel incassokosten je in rekening mag brengen. Daarnaast mag je ook rente rekenen over het bedrag dat nog open staat. Bij een particuliere klant geldt daarvoor een ander percentage dan bij een zakelijke klant. Wat dat percentage precies is en hoe je dat toepast, lees je bij hoeveel rente je een particuliere klant mag rekenen.

Waar dit uit volgt: BW en het incassobesluit

Dat er bij een particuliere klant eerst een veertiendagenbrief moet zijn voordat er incassokosten mogen worden gerekend, staat in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Dat besluit regelt ook hoeveel die kosten mogen zijn: het werkt met een staffel, een oplopende schaal van percentages die afhangt van de hoogte van de factuur. Voor de rente geldt een ander wetsartikel: artikel 6:119 van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek. Dat artikel bepaalt welk rentepercentage geldt als je klant een consument is, en dat percentage ligt vast — het is niet iets wat je zelf kunt kiezen of aanpassen aan je eigen factuur.