klant heeft deel van de factuur betaald hoe berekenen incassokosten

De grondslag staat vast op het moment van de aanmaning

Als een klant een deel van de factuur betaalt, hoef je de incassokosten meestal niet opnieuw uit te rekenen. De hoofdregel is dat de incassokosten worden berekend over het bedrag dat openstond op het moment dat de aanmaning is verstuurd. Dat bedrag is het uitgangspunt voor de staffel, en dat blijft zo staan, ook als er daarna deels wordt betaald.

Stel: de factuur was 2.000 euro, de klant kreeg een aanmaning, en de incassokosten zijn berekend over die 2.000 euro. Betaalt de klant daarna 800 euro, dan blijven de incassokosten gebaseerd op de oorspronkelijke 2.000 euro. Je verlaagt ze niet mee met de deelbetaling. Wel is het gebruikelijk om een deelbetaling eerst af te boeken op de kosten en de rente, en pas daarna op de hoofdsom — zo blijft zichtbaar wat er nog openstaat. Hoe die staffel er precies uitziet en welk percentage bij welk bedrag horen, lees je in het overzicht over hoeveel incassokosten je in rekening mag brengen. Wil je weten wat er gebeurt als er meerdere facturen open staan bij dezelfde klant, dan is de vraag of je de incassokosten per factuur berekent of over het totale bedrag optelt een aparte kwestie die daar wordt uitgelegd.

Waar dit op berust: het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten

Dit volgt uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Dat besluit koppelt de vergoeding aan het bedrag van de vordering op het moment dat de kosten verschuldigd worden — dat is het moment van de aanmaning, niet een later moment na een deelbetaling. Er staat geen aparte regel in over herberekening bij deelbetaling; de systematiek van het besluit gaat uit van één vast te stellen bedrag aan kosten per vordering. Twijfel je of een deelbetaling in jouw dossier toch aanleiding geeft om opnieuw te rekenen, bijvoorbeeld omdat er onduidelijkheid is over welk deel van de betaling waarop is afgeboekt, dan is dat een vraag die dieper gaat dan deze samenvatting; die uitwerking staat in het artikel over of je de incassokosten bij een deelbetaling moet herberekenen.