mijn boekhoudprogramma geeft een ander bedrag aan incassokosten, wat is correct

Boekhoudpakket rekent vaak forfaitair, de staffel werkt trapsgewijs

Meestal komt het verschil door hoe het programma rekent. De wettelijke staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten werkt in stappen: over de eerste 2.500 euro geldt een ander percentage dan over het deel daarboven, met weer een ander percentage over het deel daarna. Veel boekhoudpakketten passen maar één percentage toe over het hele factuurbedrag, of ze houden geen rekening met het wettelijke minimumbedrag dat altijd geldt, ook bij een heel kleine factuur. Dat verklaart bijna altijd waarom het bedrag in de software afwijkt van wat de staffel voorschrijft.

Het correcte bedrag is het bedrag dat volgt uit de staffel zelf, berekend per trap over het openstaande hoofdbedrag. Hoe die berekening precies in elkaar zit, staat uitgewerkt op de pagina over hoeveel incassokosten je in rekening mag brengen. Twijfel je of het bedrag dat je pakket toont wel het minimum haalt, dan is de pagina over het minimumbedrag aan incassokosten een goede tweede check. Reken zelf de trappen na met het openstaande bedrag van de factuur; dat is de betrouwbaarste manier om te zien of de software klopt.

Staffel en minimum staan in het besluit, niet in de software

De rekenregels komen uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Dat besluit legt vast welk percentage geldt per trap van het factuurbedrag, en welk minimumbedrag altijd van toepassing is, ongeacht hoe laag de uitkomst van de staffel zelf zou zijn. Een boekhoudpakket is geen juridische bron; het is software die de regels moet volgen, en als de uitkomst afwijkt, is dat een reken- of instellingsverschil in het pakket, niet een andere wettelijke regel. Bij twijfel is het besluit zelf de plek om de trappen en het minimum te controleren.