moet ik incassokosten per factuur berekenen of over het totaal bij dezelfde klant

Per factuur apart, niet over het totaal

Ja, in de meeste gevallen berekent u de incassokosten per factuur apart. Elke onbetaalde factuur is een eigen vordering, met een eigen bedrag en een eigen datum. De wettelijke staffel — de tabel met percentages uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten — wordt toegepast op elk van die vorderingen los. U telt dus niet eerst alle openstaande facturen bij elkaar op om daar één percentage over te berekenen.

Dat kan ertoe leiden dat de kosten hoger uitvallen dan wanneer u het totaal als één bedrag zou behandelen, omdat de staffel bij lagere bedragen een relatief hoger percentage kent. Hoe u dat percentage precies toepast, leest u bij hoeveel incassokosten mag ik in rekening brengen. Let ook op het vaste minimumbedrag dat voor iedere vordering afzonderlijk kan gelden — dat wordt uitgelegd bij is er een minimumbedrag aan incassokosten. Heeft de klant inmiddels een deel betaald op een van de facturen, dan verandert dat mogelijk de berekening voor die ene factuur; dat is een aparte vraag, behandeld bij klant heeft deels betaald, moet ik de incassokosten dan opnieuw uitrekenen.

Waar dit uit volgt: de staffel per vordering

Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten koppelt het percentage en het minimumbedrag aan "de hoofdsom van de vordering" — niet aan de optelsom van alles wat een klant nog moet betalen. Elke factuur is juridisch een eigen vordering, met een eigen ontstaansmoment en een eigen vervaldatum. Dat is ook waarom de veertiendagenbrief en de termijn per factuur lopen, en niet gezamenlijk voor het hele klantdossier. Bij meerdere openstaande facturen bij dezelfde klant betekent dit in de praktijk dat u voor elke factuur de staffel opnieuw doorloopt en de uitkomsten daarna optelt tot een totaalbedrag aan incassokosten.