klant heeft meerdere facturen open, moet ik ze samenvoegen of apart aanmanen

Apart aanmanen, per factuur een eigen klok

Elke factuur is een eigen vordering, met een eigen vervaldatum en dus een eigen veertiendagenbrief. Je mag die brieven wel in één document bundelen — één brief met alle openstaande factuurnummers erop — maar juridisch loopt de termijn van artikel 6:96 BW per factuur apart. Betaalt de klant drie van de vijf, dan blijven er twee lopen met hun eigen datum. Dat is ook meteen het antwoord op "samenvoegen of apart": administratief mag je samenvoegen, juridisch tel je apart.

Voor de incassokosten maakt dat wél verschil met hoe je rekent. De staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten werkt met percentages over de hoofdsom, en die hoofdsom is de optelsom van de openstaande facturen die je gezamenlijk aanmaant — niet het bedrag van elke factuur los door de staffel gehaald. Eén brief over vijf facturen van elk 2.000 euro geeft dus een andere berekening dan vijf losse brieven van 2.000 euro. Bundel je de aanmaning, reken dan ook de kosten over het totaal. Twijfel je of een klant al deels heeft betaald op een van de facturen in de bundel, kijk dan bij wat er gebeurt als je klant een deel van het bedrag al heeft overgemaakt — dat raakt direct de hoofdsom waarover je rekent.

Waar dat uit volgt: artikel 6:96 BW en de staffel

Artikel 6:96 lid 6 BW koppelt de veertiendagenbrief en de incassokosten aan "de vordering" — dat is de tekst die maakt dat elke factuur zijn eigen termijn heeft, ook als je ze samen aanschrijft. De staffel in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten rekent vervolgens over de hoofdsom van de vordering(en) die in de aanmaning staan; bundel je facturen in één brief, dan is dat de optelsom. Heb je bij deze klant al eerder een brief gestuurd die niet aan de eisen voldeed, dan is het de moeite waard om eerst te kijken wat dat betekent voordat je een nieuwe bundelbrief opstelt — zie wat de gevolgen zijn als je veertiendagenbrief niet aan de eisen voldoet.