klant is spoorloos verhuisd, hoe stuur ik dan nog een brief

Onvindbaar is geen reden om te wachten

Een verhuizing zonder nieuw adres stopt het traject niet: je stuurt de brief naar het laatst bekende adres en de klok van artikel 6:82 en 6:83 BW loopt door, ook als de klant hem niet ontvangt. Verzuim ontstaat door het verstrijken van de termijn die je stelt, niet door de bevestiging dat de brief is aangekomen. Zoek eerst het nieuwe adres via het Handelsregister van de KVK — bij een zakelijke klant staat het vestigingsadres daar meestal actueel in, ook na een verhuizing die de klant jou niet heeft gemeld. Vind je een adres, stuur de brief daar opnieuw naartoe; vind je niets, dan is de verzending naar het laatst bekende adres het enige wat je kunt doen en telt dat als correcte verzending.

Dit speelt vaak samen met een ander probleem: een klant die niet reageert. Onvindbaarheid is in de praktijk vaak het eerste signaal daarvan, en wat je kunt doen als een klant op geen enkele brief reageert beschrijft hoe je daarmee verder gaat na de aanmaning. Heb je meerdere openstaande facturen bij dezelfde klant en is die nu onvindbaar, dan is het slim om te weten of je die apart moet behandelen of samen — dat staat beschreven bij meerdere facturen bij dezelfde klant. Is de klant naar het buitenland vertrokken in plaats van simpelweg verhuisd, dan gelden er weer andere aandachtspunten die apart beschreven staan.

Waar dat in het Burgerlijk Wetboek staat

Artikel 6:82 BW regelt dat verzuim intreedt door een aanmaning met een redelijke termijn voor betaling; artikel 6:83 BW noemt de gevallen waarin verzuim zelfs zonder aanmaning intreedt. Geen van beide artikelen stelt als voorwaarde dat de schuldenaar de brief daadwerkelijk heeft gelezen of ontvangen — de verzending naar het bekende adres is bepalend, niet de ontvangst. Dat is ook de basis voor de vergoeding en de handelsrente uit Richtlijn 2011/7/EU: die knopen aan bij het verstrijken van de betalingstermijn, niet aan bekendheid van de klant met de aanmaning.