klant betaalt binnen veertien dagen mag ik dan nog kosten in rekening brengen

Betaalt de klant tijdig, dan geen incassokosten

Nee: betaalt de klant binnen de termijn die in de veertiendagenbrief staat, dan mag je geen incassokosten in rekening brengen. De veertiendagenbrief is precies bedoeld om de schuldenaar die kans te geven. Pas als de termijn ongebruikt verstrijkt, ontstaat het recht op de vergoeding uit artikel 6:96 BW. Betaalt de klant op de laatste dag, of de dag erna maar nog voordat jij iets verstuurt, dan is er juridisch geen ruimte om de kosten toch te claimen — ook niet als je de brief al had voorbereid.

Let bij dit soort situaties op de datum waarop het geld is bijgeschreven, niet op de datum waarop je het ziet. Bij B2B-facturen (business-to-business, dus tussen bedrijven) geldt overigens geen wettelijke verplichting tot een veertiendagenbrief zoals bij consumenten — die geldt specifiek voor de consumentenrelatie. Toch stellen veel ondernemers ook hun zakelijke klant eerst een termijn, al is dat dan een eigen keuze en geen wettelijke plicht. Is de betaling gedeeltelijk binnengekomen binnen de termijn, dan is de vraag of de klok voor het restant blijft lopen; dat is een andere situatie dan volledige, tijdige betaling en staat beschreven bij gedeeltelijke betaling en de lopende termijn. Heb je meerdere facturen bij dezelfde klant open staan, dan is het goed te weten dat elke factuur zijn eigen termijn en eigen brief heeft — zie de aanpak bij meerdere openstaande facturen.

Waar dit uit volgt: artikel 6:96 BW

De grondslag staat in artikel 6:96 lid 6 BW: de vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten is pas verschuldigd nadat de schuldenaar na het intreden van het verzuim onbetaald is gebleven binnen de termijn van veertien dagen die in de aanmaning is genoemd. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten werkt vervolgens de hoogte van die vergoeding uit via de wettelijke staffel, maar die staffel komt pas in beeld als de termijn al is verstreken zonder betaling. Twijfel je of je brief zelf aan de eisen voldoet en welke gevolgen dat heeft voor het recht op kosten, dan lees je dat bij wat een niet-kloppende veertiendagenbrief betekent.