klant zegt dat er iets mankeert en betaalt daarom niet alles, mag ik dan incassokosten rekenen

Betwiste facturen liggen anders dan late betalers

Nee, in principe niet zomaar. Incassokosten zijn bedoeld voor een klant die een factuur niet betaalt terwijl er niets mis is met de levering. Zegt de klant dat er iets mankeert aan wat je geleverd hebt, en houdt hij daarom een deel van het bedrag in? Dan gaat het niet om een late betaler, maar om een geschil over de factuur zelf. Dat is een andere situatie dan waar de incassokosten voor bedoeld zijn.

Het bedrag dat de klant betwist, telt dus niet zomaar mee bij het uitrekenen van kosten en rente. Is het gebrek terecht, dan mag je over dat deel geen kosten rekenen: er was immers een goede reden om niet te betalen. Is het bedrag dat overblijft ná aftrek van het betwiste deel gewoon verschuldigd en onbetaald, dan kun je daarover wél verder kijken of een aanmaning en kosten aan de orde zijn — dat loopt dan via de normale weg, met de staffel die ook bij een gewone onbetaalde factuur geldt. Twijfel je of het bedrag dat overblijft nog klopt na een deelbetaling, dan is het goed om te weten hoe je de incassokosten bij een deelbetaling opnieuw berekent.

Waarom het Besluit vergoeding incassokosten hier niet zomaar toepast

Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten regelt wat je in rekening mag brengen als een schuldenaar in verzuim is: hij is te laat met een factuur die hij eigenlijk verschuldigd is. Bij een gebrek staat niet vast dat het volledige bedrag verschuldigd is — dat is precies waar het geschil over gaat. Zolang dat niet is opgehelderd, mist de grondslag om over dat deel kosten te rekenen. Hoe je kosten en rente uitrekent zodra vaststaat welk bedrag wél openstaat, lees je bij hoeveel incassokosten je in rekening mag brengen.