klant heeft na de aanmaning een deel betaald, moet ik de incassokosten opnieuw berekenen

Deelbetaling verandert niets aan al berekende kosten

Nee, in de meeste gevallen hoef je niets opnieuw te berekenen. Het moment waarop je kijkt naar het openstaande bedrag om de incassokosten te bepalen, is het moment waarop de aanmaning is verstuurd en de termijn daarin is verstreken zonder volledige betaling. Dat bedrag staat dan vast. Betaalt de klant daarna een deel, dan blijven de eerder berekende incassokosten gewoon staan zoals ze waren.

Wat wel verandert, is waarover je de openstaande rente nog berekent: die loopt vanaf dat moment door over het restbedrag, niet meer over het oorspronkelijke factuurbedrag. De incassokosten zelf horen niet bij het bedrag "waarover" je rekent op de manier waarop rente dat doet — ze zijn een vast bedrag dat je één keer afleidt uit de staffel, op basis van de hoofdsom op het peilmoment. Hoe je dat bedrag precies aflas uit de schijven, staat beschreven bij hoeveel incassokosten mag ik in rekening brengen. Twijfel je of je de rente correct over het nieuwe restbedrag doorrekent, dan helpt het overzicht over hoe je de wettelijke rente over een openstaande factuur berekent.

Waar dit op rust: het peilmoment in het Besluit

Dit volgt uit de systematiek van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. De staffel in dat besluit rekent de vergoeding uit over de hoofdsom die openstaat op het moment dat de kosten verschuldigd worden — dus bij het verstrijken van de aanmaningstermijn. Het besluit koppelt de vergoeding niet aan latere betalingen; er is geen bepaling die voorschrijft dat een deelbetaling na dat moment tot een nieuwe berekening leidt. Voor de rente ligt dit anders, omdat rente per definitie loopt over het bedrag dat op een gegeven dag nog openstaat, zoals ook geregeld is in artikel 6:119 van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek voor de wettelijke rente. Een deelbetaling verlaagt dus de grondslag voor de rente vanaf de betaaldatum, maar raakt de al vastgestelde incassokosten niet.