hoe bereken ik incassokosten als de factuur in termijnen is opgebouwd

Elke termijnfactuur telt apart voor de incassokosten

Bij een factuur in termijnen reken je de incassokosten uit per termijn die niet betaald is, niet over het hele contractbedrag in één keer. Elke termijn is juridisch een eigen vordering met een eigen vervaldatum. Blijft termijn twee onbetaald terwijl termijn een wel is voldaan, dan bereken je de incassokosten alleen over het bedrag van termijn twee, volgens de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Hoe die staffel precies werkt en welk percentage bij welk bedrag hoort, staat uitgewerkt op de pagina over hoeveel incassokosten je in rekening mag brengen.

Staan er meerdere termijnen open tegelijk, dan is de vraag of je die mag optellen tot één bedrag voordat je de staffel toepast, of dat je per termijn apart moet rekenen en de uitkomsten daarna optelt. Dat onderscheid kan verschil maken, omdat de staffel een aflopend percentage kent: bij een hoger bedrag hoort relatief een lager percentage. Dit is dezelfde vraag als bij een klant met meerdere losse facturen, en de uitleg daarover — inclusief wanneer optellen wel en niet mag — staat op de pagina over of je incassokosten per factuur of over het totale bedrag berekent.

Waarom elke termijn een eigen vordering is

Dit volgt uit de systematiek van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten: de staffel werkt met percentages over "de hoofdsom", en de hoofdsom is het bedrag dat op dat moment daadwerkelijk opeisbaar en onbetaald is. Bij een factuur in termijnen is dat het bedrag van de termijn die vervallen is, niet het totaal van het hele contract. Wordt er gedeeltelijk betaald op een termijn, dan verandert de grondslag voor de berekening — hoe dat in de praktijk werkt, staat op de pagina over wat een deelbetaling doet met de incassokosten.