klant is verhuisd naar welk adres moet de veertiendagenbrief

Verhuizing zakelijke klant: nieuwe adres is bepalend

Stuur de brief naar het adres waarvan je op het moment van versturen redelijkerwijs mag aannemen dat het klopt. Bij een zakelijke klant is dat meestal het adres uit het Handelsregister van de KvK, of het adres dat de klant zelf laatst heeft doorgegeven — bijvoorbeeld in correspondentie of op een nieuwe factuuradres-vermelding. Heb je recent nog contact gehad waarin het nieuwe adres is genoemd, gebruik dat. Staat de KvK-inschrijving nog op het oude adres en heb je geen andere aanwijzing, dan is dat oude adres op dat moment nog het adres waar je vanuit mag gaan.

Praktisch betekent dit: check de inschrijving voordat je de veertiendagenbrief verstuurt, zeker als er al langer niets meer van de klant is gehoord. Dat is dezelfde soort vraag als wanneer je de factuur zelf naar het verkeerde adres hebt gestuurd — het gaat er niet om of het adres uiteindelijk fout blijkt, maar of het op het moment van versturen een redelijke keuze was. Verstuur je de brief daarna aangetekend of met een ander controleerbaar spoor, dan is dat meteen ook je bewijs. Hoe je aantoont dat de brief is aangekomen, is een aparte vraag, maar hij begint bij een adres dat je kunt verantwoorden.

Waarom het aankomen niet vereist is

Artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek Boek 6 schrijft voor dat de veertiendagenbrief is verstuurd voordat incassokosten mogen worden gerekend; de wet vraagt niet dat de brief de klant ook daadwerkelijk heeft bereikt. Beslissend is dus het moment van versturen naar een adres dat op dat moment redelijk is, niet het moment van ontvangst. Is de brief niet aan de eisen gebonden — bijvoorbeeld omdat het adres duidelijk verouderd was en er een beter adres bekend was — dan kan dat gevolgen hebben voor de incassokosten; wat er misgaat als de brief niet aan de eisen voldoet staat elders uitgewerkt.