Hoe bewijs ik dat mijn klant de brief heeft ontvangen?

Verzendbewijs is iets anders dan ontvangstbewijs

U moet meestal aantonen dat u de brief heeft verstuurd, niet dat de klant hem heeft gelezen. Bij zakelijke incassobrieven ligt de bewijslast bij u als schuldeiser: u moet kunnen laten zien dat de veertiendagenbrief of aanmaning daadwerkelijk is verzonden naar een adres waarvan u mocht aannemen dat de klant daar bereikbaar was. Een track & trace-bevestiging van een aangetekende brief, een verzendbewijs van een postdienst, of een e-mail met leverings- of open-bevestiging zijn daarvoor het meest bruikbaar. Een simpele Word-brief die u zegt te hebben verstuurd, zonder enig spoor, is bewijstechnisch zwak — niet omdat de wet dat letterlijk zo formuleert, maar omdat u bij een geschil moet kunnen laten zien dat de brief de deur uit is gegaan.

Heeft u geen verzendbewijs, dan staat u niet meteen met lege handen. Een interne administratie met verzenddatum, een kopie van de brief, en eventueel een gecombineerde aanpak van e-mail én post vormen samen ook bewijs — het is alleen minder hard dan een track & trace-code. Belangrijk is dat het adres correct was: is de brief naar een oud adres gestuurd, dan telt de verzending mogelijk niet mee, en dat lichten we toe op factuur naar oud adres gestuurd telt de termijn dan nog. Twijfelt u of uw veertiendagenbrief inhoudelijk wel aan de eisen voldeed, kijk dan bij wat gebeurt er als mijn veertiendagenbrief niet aan de eisen voldoet, want een correcte verzending van een incomplete brief helpt u niet verder.

Waar dit uit volgt: artikel 6:96 BW en de systematiek van de staffel

Artikel 6:96 lid 6 van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek koppelt het recht op incassokosten aan het versturen van een aanmaning die de consument informeert over de kosten bij niet-betaling binnen veertien dagen; bij zakelijke relaties geldt deze eis niet dwingend, maar de gedachte dat u moet kunnen aantonen dát u heeft aangemaand, werkt in de praktijk hetzelfde door. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten regelt de hoogte van de vergoeding, maar zegt niets over de bewijsvorm van verzending — dat is een kwestie van gewoon bewijsrecht, waarbij degene die zich op een rechtsgevolg beroept (hier: recht op incassokosten na aanmaning) dat feit moet bewijzen.