hoe zet ik een afbetalingsregeling met mijn klant op papier

Een betalingsregeling is een nieuwe afspraak, dus leg haar als zodanig vast

Zet in elk geval deze punten op papier: het totaalbedrag dat openstaat, het aantal termijnen, de bedragen en data per termijn, en wat er gebeurt als een termijn niet gehaald wordt. Dat laatste is het belangrijkste onderdeel. Zonder die bepaling begin je bij een gemiste termijn weer bij nul: je moet dan opnieuw aantonen wanneer de klant in verzuim is, terwijl dat bij de oorspronkelijke factuur allang vaststond. Neem daarom op dat bij een gemiste termijn de gehele resterende schuld direct opeisbaar wordt, en dat de rente en kosten die al liepen vanaf de oorspronkelijke factuur, gewoon door blijven lopen. Zo bouw je voort op het verzuim dat er al was volgens artikel 6:81 tot en met 6:83 BW, in plaats van dat je de klok terugzet.

Vermeld ook of de wettelijke handelsrente en de vergoeding van 40 euro uit Richtlijn 2011/7/EU onderdeel zijn van het totaalbedrag, of dat je die laat vervallen als de klant zich aan de regeling houdt. Dat laatste is een gebruikelijke stok achter de deur: de klant betaalt op tijd, en de kosten blijven achterwege. Leg vast per wanneer de regeling ingaat en laat de klant tekenen of per e-mail bevestigen — een mondelinge afspraak is moeilijk te bewijzen als het misgaat. Heeft die klant meerdere facturen openstaan, neem dan op welk bedrag bij welke factuur hoort; anders is bij een geschil niet meer te herleiden waarover de regeling precies ging.

Waarom het verzuim van de oorspronkelijke factuur blijft gelden

Een betalingsregeling wijzigt de wijze van betalen, niet het moment waarop de klant in verzuim raakte. Artikel 6:81 tot en met 6:83 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt wanneer verzuim intreedt bij de oorspronkelijke factuur; een latere regeling is een aanvullende afspraak daarop, geen nieuwe grondslag. Richtlijn 2011/7/EU regelt de handelsrente en de vergoeding van 40 euro die vanaf dat verzuim gaan lopen — vermeld in de regeling dus expliciet of en hoe die doorlopen. Betaalt de klant een deel volgens de regeling en de rest niet, dan is dat vergelijkbaar met de situatie waarin deels is betaald en de klok blijft lopen: de regeling schort niets op, ze structureert alleen de aflossing.