klant heeft factuur op naam bedrijf maar betaalt als privepersoon welke brief

De betaler is niet de schuldenaar, dus de brief blijft zakelijk

De brief die je stuurt, hangt af van wie de factuur heeft besteld, niet van wie er uiteindelijk betaalt. Staat de factuur op naam van het bedrijf, dan is het bedrijf je schuldenaar. Betaalt de eigenaar of een medewerker vanuit een privérekening, dan verandert dat niets aan die verhouding — het geld komt binnen op naam van een ander, maar de vordering blijft zakelijk. Je stuurt dus de herinnering, aanmaning of ingebrekestelling zoals je die bij een zakelijke klant altijd stuurt. De veertiendagenbrief die de wet voorschrijft voor consumenten, is hier niet aan de orde: die geldt alleen als de schuldenaar zelf een consument is, en dat is bij een factuur op naam van het bedrijf niet het geval.

Let wel op bij een gedeeltelijke betaling vanaf die privérekening: als het bedrag niet klopt met de factuur, loopt de klok mogelijk gewoon door voor het restant. Hoe dat precies werkt, lees je in wat een deelbetaling doet met de lopende termijn. En raakt de privébetaling verward met een discussie over wie nu eigenlijk moet betalen — de eigenaar zelf of het bedrijf — dan is dat een ander gesprek dan een gewone betwisting van de factuur; dat scenario staat beschreven bij wat te doen als klant en opdrachtgever naar elkaar wijzen.

Waarom de schuldenaar-status vastligt op de factuur

Artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek Boek 6 koppelt de vergoeding voor incassokosten en de verplichte veertiendagenbrief aan de schuldenaar: bij een consument-schuldenaar geldt de extra bescherming van die brief, bij een zakelijke schuldenaar niet. Wie feitelijk het geld overmaakt, staat los van wie volgens de overeenkomst en de factuur de schuldenaar is. Zolang de factuur op naam van het bedrijf staat, blijft de zaak dus een zakelijke aanmaning volgens de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, ongeacht van welke rekening het bedrag straks komt.