klant heeft de bestelling deels geannuleerd, hoe reken ik dan de incassokosten uit

Incassokosten berekenen na een deelannulering

Bij een deelannulering reken je de incassokosten uit over het bedrag dat na de annulering nog openstaat, niet over het oorspronkelijke factuurbedrag. Stel: de order was 10.000 euro, de klant annuleert een deel en er blijft 6.000 euro over, dan is 6.000 euro het bedrag waarover je de wettelijke staffel toepast. Die staffel werkt in schijven: een percentage over de eerste schijf, een lager percentage over het volgende deel, met een minimumbedrag dat altijd geldt, ook bij kleine restbedragen.

Belangrijk is het moment waarop je rekent. Pas de staffel toe op het bedrag dat vaststaat op het moment dat je de aanmaning stuurt of de termijn daarvan verstrijkt — de peildatum. Is de annulering al verwerkt en de factuur (of het restant ervan) aangepast voordat je gaat aanmanen, dan reken je gewoon met het nieuwe, lagere bedrag. Komt de annulering pas ná de aanmaning binnen, dan is dat een ander verhaal: dan heb je al kosten berekend over een bedrag dat inmiddels lager is. Dat raakt aan een vraag die veel op dit platform terugkomt, namelijk of en hoe een deelbetaling de lopende termijn beïnvloedt — een deelannulering werkt in de kern hetzelfde: je moet opnieuw kijken naar wat er nog openstaat voordat je de volgende stap zet.

Waar dit uit volgt: het Besluit incassokosten

De rekenmethode staat in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Dat besluit koppelt de vergoeding aan "de hoofdsom", en de hoofdsom is het bedrag dat de schuldenaar daadwerkelijk nog moet betalen. Bij een deelannulering verandert die hoofdsom, en dus verandert ook de uitkomst van de staffelberekening. Twijfelt de klant niet alleen over een deel van de order, maar over de hele factuur, dan speelt een ander mechanisme: kijk dan bij wat een betwisting van de factuur betekent voor een aanmaning. Bij twijfel over welk bedrag precies als hoofdsom geldt, is de tekst van het besluit zelf de aangewezen bron om op terug te vallen.