de klant heeft na mijn aanmaning toch nog betaald, mag ik dan nog incassokosten in rekening brengen

Betaald na de aanmaning: kosten mogen soms toch

Ja, dat kan. Of je incassokosten mag rekenen, hangt niet af van het moment waarop de klant betaalt, maar van het moment waarop de klant de aanmaning kreeg en de termijn daarin verstreek. "Incassokosten" zijn de kosten die je maakt om een openstaande factuur betaald te krijgen, en de wet stelt daar een vaste berekening voor vast. Is de betaaltermijn uit je aanmaning verstreken zonder dat er betaald werd, dan zijn de kosten verschuldigd op het moment dat die termijn verloopt. Betaalt de klant een dag later toch, dan verandert dat niets aan het feit dat de kosten al ontstaan waren.

Betaalt de klant juist wél binnen de termijn die in de aanmaning stond, dan mag je geen incassokosten rekenen. De hoofdregel is dus: kijk naar de termijn, niet naar de betaling zelf. Staat er in je aanmaning bijvoorbeeld een termijn van veertien dagen en betaalt de klant op dag twaalf, dan zijn er geen kosten verschuldigd. Betaalt hij op dag zestien, dan wel — ook als dat nog steeds "snel na de aanmaning" aanvoelt. Hoeveel je dan mag rekenen, volgt uit de wettelijke staffel; hoeveel incassokosten mag ik in rekening brengen? legt die berekening stap voor stap uit.

Waar dit uit volgt: het Besluit vergoeding incassokosten

Dit volgt uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Dat besluit koppelt het recht op vergoeding aan het verstrijken van de aanmaningstermijn, niet aan de latere betaaldatum. Betaalt de klant deels binnen de termijn en deels erna, dan is het verstandig om goed te kijken hoe dat uitpakt voor de berekening; klant heeft deels betaald, moet ik de incassokosten dan opnieuw uitrekenen? gaat daar verder op in.