klant betaalde toch nog net nadat ik de aanmaning had verstuurd wat moet ik doen

Betaling na verzending stopt de klok, niet de brief

Zodra het bedrag binnen is, is de vordering voldaan en houdt de zaak op — de aanmaning die net onderweg was, verandert daar niets meer aan. De brief blijft formeel geldig verstuurd, maar heeft geen functie meer omdat er niets meer open staat om aan te manen. Je hoeft de aanmaning niet terug te trekken of te herroepen; controleer wel of het volledige bedrag is bijgeschreven, inclusief de rente die inmiddels volgens artikel 6:83 BW kan zijn gaan lopen vanaf de vervaldag, en niet alleen de hoofdsom.

Is er precies op tijd betaald — dus vóór de vervaldatum die in de eerdere herinnering stond — dan was er strikt genomen nooit verzuim, en had de aanmaning niet verstuurd moeten worden. Dat is geen probleem dat je nog moet oplossen; het is een kwestie van de datum noteren en het dossier sluiten. Is er ná de vervaldatum maar vóór verwerking van je aanmaning betaald, dan was het verzuim al ingetreden en mag de rente over die periode gewoon blijven staan. Gaat het om een bedrag dat lager is dan de volledige vordering, dan is de zaak niet klaar: kijk dan hoe je een deelbetaling verwerkt in de lopende termijn, want dat verandert de berekening.

Waar dit uit volgt: artikel 6:83 BW en de wettelijke rente

Verzuim treedt volgens artikel 6:83 BW vaak al in door het verstrijken van de overeengekomen betalingstermijn, zonder dat daar nog een aparte waarschuwing voor nodig is. Dat betekent dat rente kan zijn opgebouwd over de dagen tussen de vervaldag en de dag van betaling, ook als die betaling net vóór of net na je aanmaning binnenkwam. Richtlijn 2011/7/EU regelt de handelsrente en de vaste vergoeding van 40 euro die bij handelstransacties horen zodra er sprake is van betalingsachterstand; die aanspraak vervalt niet automatisch doordat de hoofdsom alsnog is voldaan. Heeft de klant naast deze factuur nog andere openstaande facturen bij jou, dan is het verstandig om te bekijken of meerdere facturen bij dezelfde klant apart moeten worden afgewikkeld, want een betaling wordt niet altijd vanzelf aan de juiste factuur toegerekend.