moet ik bij elke maandfactuur van abonnement een nieuwe veertiendagenbrief sturen

Elke wanbetaalde factuur heeft haar eigen aanmaning nodig

Ja, in principe stuur je bij iedere maandfactuur die onbetaald blijft een eigen aanmaning met veertiendagentermijn. Artikel 6:96 lid 6 BW koppelt de kosten aan "de vordering": elke factuur is een afzonderlijke vordering met een eigen vervaldatum, en dus met een eigen moment waarop de veertiendagentermijn gaat lopen. Eén brief die drie maandfacturen tegelijk aanmaant kan wel, maar dan moet die brief voor elk van die facturen apart de aanmaning en de termijn bevatten — je kunt niet de brief van factuur 1 laten "meelopen" voor factuur 2 en 3 als die pas later zijn vervallen.

Wat wel scheelt: als je klant meerdere facturen tegelijk laat liggen, is het administratief vaak makkelijker om dat gebundeld op te pakken in plaats van los per factuur bij te houden. Hoe je dat combineert zonder dat de termijnen door elkaar lopen, staat uitgewerkt op de pagina over meerdere openstaande facturen bij dezelfde klant. Let ook op: als de klant een deel van een factuur al betaalde en de rest van het abonnement doorloopt, telt de klok voor het restant gewoon door — dat is een ander scenario dan hier, en staat beschreven bij de vraag over deels betaalde facturen.

Waar dat uit volgt: artikel 6:96 lid 6 BW en de staffel

Artikel 6:96 lid 6 BW bepaalt dat incassokosten pas verschuldigd zijn na een aanmaning met veertiendagentermijn, "nadat de schuldenaar in verzuim is" ten aanzien van die specifieke betaling. Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten berekent de vergoeding vervolgens over het bedrag van de hoofdsom van de vordering — niet over een opgeteld abonnementssaldo. Omdat elke maandfactuur een eigen hoofdsom en een eigen verzuimmoment heeft, ontstaat ook telkens een eigen aanmaningsplicht met een eigen termijn.