klant heeft meerdere facturen open mag ik de incassokosten samen berekenen

Per factuur berekenen, niet optellen

Nee, meestal reken je de incassokosten per factuur uit, niet over het totaalbedrag van alle openstaande facturen samen. Elke factuur is een aparte vordering, met zijn eigen bedrag en zijn eigen datum. De wettelijke staffel werkt met percentages die aflopen naarmate het bedrag hoger wordt, dus als je alle facturen bij elkaar optelt en dan pas rekent, komt er een ander bedrag uit dan wanneer je per factuur rekent. Dat tweede is de juiste manier.

Heeft je klant drie openstaande facturen van elk 2.000 euro, dan bereken je drie keer de kosten over 2.000 euro, en niet één keer over 6.000 euro. Hoe die berekening per factuur precies gaat en welke percentages daarbij horen, staat uitgelegd bij hoeveel incassokosten mag ik in rekening brengen. Let er ook op dat elke factuur zijn eigen minimumbedrag kent; meer daarover lees je bij is er een minimumbedrag aan incassokosten. Praktisch betekent dit dat je bij meerdere openstaande facturen dus meerdere keren het minimumbedrag kunt optellen, in plaats van één keer een minimumbedrag over de totale schuld.

Waar dat uit de staffel volgt

Dit volgt uit de manier waarop het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten is opgebouwd. De staffel in dat besluit rekent met percentages over "de hoofdsom", en met hoofdsom wordt het bedrag van de vordering bedoeld waarvoor de kosten gelden. Bij losse facturen zijn dat losse vorderingen, dus reken je de staffel losstaand toe op elk bedrag. Alleen als facturen juridisch één vordering vormen — bijvoorbeeld omdat ze zijn samengevoegd in één aanmaning die als één geheel is verstuurd — kan de berekening anders uitpakken. Twijfel je daarover in een concreet dossier, kijk dan naar de tekst van het besluit zelf of leg het voor aan een incassopartner of deurwaarder.