klant heeft nog credit bij mij openstaan, moet ik daar rekening mee houden bij de incassokosten

Tegoedfactuur telt niet automatisch mee bij de berekening

De incassokosten reken je uit over het bedrag dat op de onbetaalde factuur openstaat, niet over het bedrag dat overblijft na verrekening met een tegoedfactuur. Zo lang de tegoedfactuur en de onbetaalde factuur niet daadwerkelijk met elkaar verrekend zijn, staan het twee losse dingen: een factuur die de klant nog moet betalen, en een tegoed dat de klant nog van jou moet ontvangen. Pas als verrekening heeft plaatsgevonden — schriftelijk, of doordat je het bedrag daadwerkelijk hebt afgetrokken — verandert het bedrag waarover je rekent.

Dit is vooral belangrijk als je meerdere facturen bij dezelfde klant hebt lopen. De vraag of je dan per factuur rekent of over het totaal, speelt hier ook een rol: kijk voor die vraag bij moet ik de incassokosten per factuur berekenen of over het totale bedrag bij deze klant. Heeft de klant een deel van de onbetaalde factuur al voldaan, of is er inmiddels verrekend, dan verandert het bedrag waarover je de incassokosten en de rente uitrekent — reken dan opnieuw, zoals ook beschreven staat bij klant heeft deels betaald, moet ik de incassokosten dan opnieuw uitrekenen.

Waar dit uit volgt: de staffel in het Besluit

Het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten koppelt de vergoeding aan de hoofdsom van de vordering — het bedrag dat de klant je nog schuldig is op het moment dat de incassokosten verschuldigd worden. Een tegoedfactuur die nog niet verrekend is, verandert die hoofdsom niet. Pas verrekening — het daadwerkelijk tegen elkaar wegstrepen van een vordering en een schuld — heeft invloed op het bedrag waarover de staffel wordt toegepast. Hoe die staffel precies werkt en welke percentages daarbij horen, staat uitgelegd bij hoeveel incassokosten mag ik in rekening brengen.