klant trekt een bedrag af zonder overleg, mag ik daar incassokosten over rekenen

Klant beslist niet zelf wat hij aftrekt

Nee, een klant mag niet zomaar zelf een bedrag van de factuur aftrekken. Dat heet verrekening, en dat mag alleen als daar een geldige reden voor is: bijvoorbeeld een tegenvordering die vaststaat, of een afspraak die jullie samen hebben gemaakt. Trekt de klant eigenhandig een bedrag af zonder dat daarvoor een grond is — hij vindt bijvoorbeeld dat de levering niet goed was, maar dat is niet met jou afgesproken — dan is de factuur voor het volle bedrag nog open. Over dat openstaande deel mag je gewoon verder rekenen: rente en, als de brieven daarvoor zijn verstuurd, incassokosten.

Belangrijk is wel om het verschil te zien tussen verrekening en een betwisting van de factuur. Als de klant zegt "ik betaal dit bedrag niet, want de factuur klopt niet", dan gaat het niet om verrekening maar om onenigheid over de rekening zelf. Dat is een ander verhaal met andere gevolgen voor je aanmaning — klant betwist de factuur kan ik toch een aanmaning sturen gaat daar dieper op in. En als de klant een deel wél netjes overmaakt en een deel niet, dan is dat weer een derde situatie: zie klant heeft gedeeltelijk betaald loopt de klok nog door voor hoe de termijn daar loopt.

Wat de staffel als basis neemt

De incassokosten worden berekend over het bedrag dat na de eerste, kosteloze aanmaning nog openstaat. Trekt de klant zonder geldige reden zelf een bedrag af, dan telt dat bedrag niet mee als betaling, en blijft het volledige factuurbedrag de basis voor de berekening volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Is er wel een geldige verrekening — bijvoorbeeld een schriftelijk vastgelegde afspraak of een onbetwiste tegenvordering — dan is het overgebleven bedrag na die verrekening de basis waarover de staffel wordt toegepast.